Для чего нужен архив

Пожалуй каждый пользователь компьютера при работе на нём рано или поздно сталкивается с таким типом файлов как "архив" и сразу возникают вопросы: а что это такое архив, зачем они нужны и как с ними работать?

Архивные файлы действительно изначально не совсем понятны пользователям, столкнувшимся с ними впервые, открываешь этот файл, а в нём ещё ряд файлов, а может быть ещё один архив внутри, а в нём ещё файлы 🙂 и получается что-то вроде матрёшки.

Для тех, кто ещё не знаком с этими понятиями, в данной заметке хочу прояснить как можно проще для новичков, что же такое архивы, для чего они могут вам понадобится, как работать с такими файлами при помощи программ-архиваторов (распаковывать их и упаковывать), о понятиях архивации и разархивации.

Потому что файлы этого типа несут определённую полезность и работа с которыми, порой, просто необходима в любой операционной системе.

Что такое архив?

Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.

Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.

Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:

Основное причина использования архивов при работе с компьютером – возможность передавать при помощи них сразу несколько файлов как один, например, по почте, когда не удобно передавать их по отдельности или попросту не получается этого сделать.

Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.

Вот в этом примере коробка – это и есть тот самый файл-архив, в который вы сложили другие файлы и передали всё разом, вероятно уменьшив при этом и общий объём, если плотненько упаковали 🙂

Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку "облака" и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.

Читайте также:  Введите имя ssid для сети

Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.

Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.

Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).

Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.

Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.

Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже.

Работа с архивами | Понятие архиватора

Для того чтобы работать с архивами существуют так называемые программы-архиваторы. Они позволяют:

Упаковать нужные файлы и папки в архив с нужными настройками;

Распаковать файлы из созданного архива, чтобы работать с ними в привычном виде, в папке.

Процесс упаковки, то есть создания архива называют архивацией, а обратный процесс (распаковка) – разархивацией.

Таким образом, архиватор – это программа, позволяющая создавать архивы с нужными настройками, выполнять операции по работе с ними (просмотр и управление их содержимым), а также выполнять их разархивацию.

Есть множество различных программ-архиваторов, но я выделю 3 самых популярных:

WinRAR, пожалуй, самый известный и востребованный, умеющий создавать 3 типа архивов (rar, rar4, zip), задавать при множество настроек и разархивировать любые типы архивов.

Подробнее о нём и о том как с ним работать рассказано здесь »

7-Zip, не менее популярный, но в отличие от 1-го абсолютно бесплатный и ничего не просит (винрар постоянно напоминает и внесении "пожертвования"), также умеет работать в любыми типами архивов.

Всё самое нужное о нём рассказано здесь »

Встроенный в Windows Zip-архиватор, который, собственно, доступен только в системах Windows и не умеет практически ничего кроме создания и распаковки обычных ZIP-архивов. Но для начала, когда ещё нет на компьютере ничего другого, вполне сгодится 🙂

Читайте также:  Запрос автоматических настроек мегафон

О том как с ним работать подробно расписано здесь »

Заключение

Подведу некоторых краткий итог: архивы – это тип файлов, которые дают нам, пользователям компьютеров и других устройств (на смартфонах, планештах тоже можно работать с ними) некоторые преимущества, например, упаковку многих файлов и папок со сжатием, с установкой пароля и передачу другому человеку через интернет как один файл.

Для их создания и распаковки мы пользуемся специальным софтом – архиваторами, которых уже имеется очень много видов от разных разработчиков и, как говорится, на любой вкус и цвет.

Уверен, что необходимость поработать с архивами обязательно касается рано или поздно каждого пользователя, имеющего дело с компьютером, даже обычных офисных работников. Т.е. для работа с этим форматом файлов не только каких-нибудь супер-специалистов и программистов касается 🙂

На этом всё, надеюсь из этой небольшой заметки вам стало, как минимум, понятнее что такое архивы, для чего они нужны и что используют для работы с ними.

А если что-то вдруг забыл важное досказать или остались вопросы, напишите, пожалуйста, об этом в комментариях к статье 🙂 Всем обязательно отвечу!

Когда специалистам в сфере архивного хранения или же специалистам, отвечающим за документооборот предприятий, задаётся такой вопрос, они сначала на несколько секунд теряются, а потом начинают приводить следующие причины:

По большому счёту, все эти причины правильные:

  • архивное хранение документов нужно для того, чтобы был порядок;
  • многие документы нужно хранить потому, что этого требует государство;
  • нужно хранить документы, чтобы можно было найти их, если это надо через несколько лет;
  • если мы не займёмся архивным хранением документов, то к нам будут применены санации от госорганов.

Однако зададимся вопросом – зачем же всё же нужно архивное хранение документов? Зачем нужны правила и законы, чем они обусловлены?

Первая причина – все данные, имеющие ценность, должны сохраняться

Речь идёт далеко не только о документах, имеющих высокую историческую и культурную ценность – на практике таких всего лишь единицы. Вопрос, в первую очередь, касается самой структуры управления обществом: любые данные, необходимые для безотказной работы госаппарата должны быть защищены и доступны.

Каждая компания должна дать отчёт о своей работе

По назначению архивное хранение данных имеет много общего с бухучётом: ведь, фактически, налоговым органам нужны только финальные отчёты, но если произойдёт проверка – то понадобятся и все первичные документы. Так же и с архивами – по сути, 95% (а то и существенно большее количество) документов вообще не востребованы после помещения в архив. Однако в случае любой внештатной ситуации – от проверки до необходимости «поднять» те или иные документы для составления статистики или уточнения условий предыдущих сделок – архив просто незаменим.

Читайте также:  Где нельзя пользоваться телефоном

Облегчите себе жизнь

Таким образом, отдавая документы в архив, вы заботитесь о том, чтобы ваша компания заняла надлежащее место в финансово-государственном обществе. Архивное хранение документов гарантирует, что ваша компания всегда сможет ответить на запросы государства, что она не будет создавать помехи в более высоких системах документооборота, а также тот факт, что в случае, если документы понадобятся частному лицу или представителю той или иной организации, не будет возникать масса ненужных спорных ситуаций.

Если спросить любого человека, зачем нужен архив, он, скорее всего назовет следующие причины:

  • чтобы был порядок;
  • чтобы документы не терялись;
  • так положено.

По сути, в этих ответах есть вполне рациональное зерно, но для того, чтобы разобраться, зачем на самом деле нужно архивное хранение документов, потребуется погрузиться в вопрос глубже.

Ценные данные должны сохраняться

Прежде всего, архивное хранение документов и делнеобходимо для того, чтобы вся важная и ценная информация сохранилась на будущее. В высоком смысле речь идет об культурных и исторических документах, но на практике они встречаются не так часто.

Важен и бытовой уровень: даже в масштабах небольшой компании есть множество бумаг, которые подлежат обязательному хранению, так как содержат важные сведения.

Возможность предоставить полный отчет о работе компании

Многие руководители испытывают недоумение: «Мы же и так сдаем в налоговую подробные отчеты! Зачем еще все эти бумаги? Они же никогда не потребуются!» Действительно, в абсолютном большинстве случаев, после того, как происходит сдача документов в архив, они больше никогда не бывают востребованы. Но в редких случаях, когда государство должно глубже разобраться в ситуации, возникает необходимость ознакомиться не только с отчетами, которые предоставляют в налоговую инспекцию, но и с другими, текущими документами.

Простота управления

Каждый руководитель, который занялся организацией архива своей компании, отмечал, насколько проще стало управлять фирмой, насколько быстрее стали происходить рабочие процессы, насколько легче стало найти те или иные бумаги.

Хороший архив, действительно, способен сильно упростить жизнь, ведь все нужные данные всегда оказываются под рукой, не приходится тратить время на поиск бумаг, а иногда и восстановление их. Потому что в хаосе и суете документы нередко теряются, а в архиве их потерять невозможно.

Кроме того, сотрудники не тратят силы и энергию на все эти хлопоты, а могут полностью сосредоточиться на выполнении работы.

Требование законодательства

И, наконец, последняя причина, которая, в общем-то должна снять все вопросы о том, нужно ли вести архив, или нет. При ликвидации компании, а также в некоторых других случаях бумаги необходимо передавать в государственные архивные фонды на хранение. А сделать это с нуля практически невозможно.

Так что необходимость ответственного подхода к архивной деятельности — это требование закона, а законы соблюдать необходимо.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector